Web Datenräume als effiziente Lösung im Cloud Zeitalter

Virtuelle Datarooms sind effizient

Web Datenräume sind nicht einfach nur online Kopien von physischen Data-Rooms.
Internet Datenräume sind in vielerlei Aspekten effektiver und zielgerichteter als herkömmliche Prozedunr zur Dokumenten-Strukturierung.

Simple Behandlungsweise sowie kluge Methoden

  • Virtuelle Datarooms sind unkompliziert sowie bequem zu bedienen. Alle Benutzer sparen von der ersten Minute an Arbeitszeit bei der Verwendung
  • Unter Einsatz von die integrierte Volltextsuche kommen alle Anwender noch schneller zum Schluss, zumal Sie nur die Dateien modifizieren, die für sie tatsächlich eine Bedeutung haben .
  • Überflüssiges Suchen in nicht enden wollenden Papierdateien findet nicht statt.

Einfaches und praxis-erprobtes Design

  • Alle Nutzer können ohne Einweisung, Training oder Studium des Handbuchs sofort mit ihrer Arbeit im Online Archiv starten sowie damit produktiv sein.
  • Jedweder Benutzer findet sich aufgrund des unmissverständlich strukturierten Konzepts und der simplen Handhabung im Web-Dataroom sofort zurecht.
  • Jedweder Nutzer „sieht“ nur diejenigen Funktionen sowie Funktionalität des Online Archivs, welche er auch faktisch benutzen darf. Dadurch entfallen überflüssige Beschäftigungen maschinell .

Auf Anhieb nutzbar

  • Für die Nutzung braucht der Benutzer nur den Rechner sowie einen WWW-Zugang
  • Durch des Fakts, dass Internet Datarooms über jeden erdenklichen Internet-Browser benutzt werden können, ist keine zusätzliche Applikation auf dem Laptop, Tablet oder Personal Computer des Nutzers erforderlich.
  • Jedweder Nutzer kann damit auch praktisch gesehen aus dem Stand starten
  • Ein Aufspielen von Anwendungen entfällt und auch die innerbetrieblich IT-Abteilung wird entlastet, da sie ganz und gar nicht noch eine Anwendung einstellen sowie in Schuss halten muss

Dokumentenmanagement-Funktionen unterstützen bei der Gliederung

  • Auf Wunsch können Benutzer sowie Administratoren der WWW Datenräume Dokumente ebenso noch zusätzlich bearbeiten und markieren
  • Durch Dokumentencharakteristikuma sowie Dokumententypen können Schriftstücke Online Archiv jederzeit weiterführend klassifiziert werden sowie damit ein Dokument einem Themengebiet oder einer Aufgabenstellung zugeordnet werden.
  • Darüber hinaus stellt der Online-Datenraum mit den so genannten Meta-Tags absolut uneingeschränkt konfigurierbare Dokumenten-Felder zur Auswahl, die es ermöglichen einem Dokument weitere Schlüsselbegriffe zuzuweisen. Das erschafft eine effiziente Struktur und Deutlichkeit.

Alle Beteiligten weilen wo sie sind – an ihrem Arbeitsplatz

  • Bei der leistungsfähigen Benutzung von virtuellen Datarooms unterbleiben Dienstreisen, Reisekosten und oft anfallende Reisespesen sofort
  • Jeder Benutzer kann von seinem Arbeitsstelle aus auf der Stelle mit der Lektüre und der Nachforschung in Dateien loslegen. Das erspart zum einen Arbeitszeit und ist zum anderen für die meisten Menschen deutlich stressfreier und effektiver, da sie sich in einer gewohnten Umgebung wieder finden.
  • Die ansonsten gängigen Mietgebühren für physische Räume und die dadurch oft genauso verbundenen Kosten für Bewachung, Sicherheit oder Speisen entfallen.

Vorteile infolge parallelem Arbeiten

Ein ganz und gar nicht zu vernachlässigender Gesichtspunkt bei der leistungsfähigen Nutzung von digitalen Archiven ist der Umstand, dass alle beteiligten Einrichtungen sofort und ganz besonders parallel zugreifen können.
In der Vergangenheit hatte man oft zusätzlich den Konflikt, dass der Aktenbestand nur einmal existiert und sich gegnerische Parteien (oft die Nachfrage) sich auf keinen Fall physisch zu sehen bekommen sollten. Hieraus resultierte häufig eine sequentielle Arbeit im Datenraum. D.h. jede Bieterphase wurde mit einem potenziellen Anbieter nach dem anderen aufeinander folgend umgesetzt. Das benötigte wertvolle Arbeitszeit und verursachte Kosten.
Mit Internet Archiven lassen sich derartige Prozesse ohne Bedrohung parallelisieren und damit sowohl chronologisch reduzieren als auch finanziell effektiver gestalten.

Was sollen WWW-Datenraum-Käufer beachten?

Im Gegensatz zum körperlichen Datenraum sollen die Dokumente für einen WWW-Datenraum infolge der Natur der Vorgehensweise digital – ergo papierlos – vorliegen. Nach der Praxis des Datenraum-Teams ist das mittlerweile zu wenigstens 50% der Fall. Für die aller meisten Unternehmen ist es deshalb auch kein Problem zu den schon elektronischen Akten und Dateien die noch fehlenden Schriftstücke zu scannen und in den Internet Datenraum zu kopieren.

Mit integriert Verbindungen binden Sie ihre IT-Systeme an den Datenraum an

Last but not least können Betrieb, die Web Archive dauerhaft verwenden, bestehende EDV-Systeme mit Hilfe der API an das Online-Archiv anbinden.
Die veränderbare SOAP-API macht es möglich, dass jedes bestehende Informationstechnologie-System simpel und geschützt seine bestehenden Dateien und Dokumente mit dem virtuellen Datenraum kommunizieren kann und damit gewährleistet ist, dass z. Beispiel individuelle und dessen ungeachtet effektive Ablagearchive gebaut werden.
So eignet sich ein docurex® Datenraum auch als zentrales Dokumenten-Archiv im Internet, auf das Anwender wie gewohnt über die Netz-GUI zugreifen, dessen Dateien aber selbständig von bestehenden Informationstechnik-Systemen der Firma per API geliefert werden.
So machen Sie aus ihrer vorhandenen EDV-Landschaft ein integrierter System ohne das Kapital in ihre bisherigen IT-Strukturen zu gefährden.
So ist ein Online Datenraum eine sinnvolle Erweiterung für alle Behörden.

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